Corrispettivi da Vending Machines – la normativa e le novità

Vending Machine

Perchè trarre il massimo dalla nuova normativa è la scelta migliore

Questo post si rivolge ai produttori ed ai gestori di distributori automatici, e vuole fornire le informazioni principali sulla recente normativa riguardante la comunicazione telematica dei corrispettivi.

Sarà possibile accede alle fonti ufficiali per approfondire le tematiche di interesse tramite i link nella pagina.

Ynnova, società di Engineering elettronico e software, è disponibile ad approfondire l’argomento e ad intraprendere una collaborazione con produttori e gestori di vending machine al fine di contribuire al rinnovamento (richiesto dal legislatore) delle macchine, in un giro di boa che le porti a diventare da obsolete ad intelligenti.

Ynnova garantisce che la trasmissione dei corrispettivi avvenga secondo le norme ed offre gli strumenti per ottenere un vantaggio competitivo e per entrare a far parte del tessuto Industria 4.0.

La normativa: punti salienti

Il D.l. 193/2016 del 22 Ottobre 2016 (convertito in Legge n. 225/2016) ha prorogato al 1 Aprile 2017 il termine di decorrenza dell’obbligo di memorizzazione elettronica e trasmissione telematica all’Agenzia delle Entrate dei dati dei corrispettivi per i soggetti passivi di IVA che effettuano cessioni di beni e servizi tramite vending machine.

Tale obbligo è enunciato al Comma 2 articolo 2 decreto legislativo n. 127/2015.

La definizione di vending machine cui fare riferimento è indicata nel provvedimento del 30 Giugno 2016 che parla di “apparecchio automatizzato che eroga prodotti e servizi su richiesta dell’utente, previo pagamento di un corrispettivo“.

Per portare qualche esempio, oltre ai distributori automatici di bevande ed alimenti, sono da considerarsi all’interno del provvedimento anche lavanderie a gettoni o autolavaggi automatici.

Il provvedimento dà inoltre contezza delle caratteristiche fondamentali di una vending machine, che deve essere composta da:

Periferica di pagamento: per la gestione dei pagamenti tramite monete/banconote/chiavette/carte di debito/carte di credito/sistemi contactless;
Sistema Master (S.M.): componente elettronica che è in grado di comunicare ad altri apparati i dati raccolti derivanti dalle periferiche di pagamento;
Distributore (D.A.): l’erogatore dei prodotti selezionati, collegabile al sistema master.

Lo stesso documento definisce inoltre le informazioni da trasmettere, le regole tecniche da rispettare, gli strumenti ed i termini per la corretta memorizzazione e trasmissione dei dati, di cui deve essere garantita l’autenticità, l’inalterabilità e la riservatezza.

I soggetti passivi di IVA dovranno trasmettere telematicamente le informazioni utilizzando un apposito servizio web messo a disposizione sul sito dell’Agenzia delle Entrate, secondo le specifiche tecniche allegate al provvedimento.

Il primo passo da compiere sarà quello di censire i distributori, operazione resa possibile tramite un portale all’interno del sito web www.agenziaentrate.gov.it.

La fase di censimento termina con la consegna da parte dell’Agenzia delle Entrate di un QRcode da apporre sui distributori a garanzia del consumatore, che potrà accertarsi che la macchina da cui sta acquistando è conosciuta all’ Amministrazione e svolge regolarmente il processo di invio dei dati.

La trasmissione telematica avviene contestualmente al momento della rilevazione dei dati di incasso dal sistema master, in prossimità del medesimo sistema e utilizzando esclusivamente un “dispositivo mobile” censito dal sistema dell’Agenzia delle Entrate.

Il legislatore, tenendo in considerazione il fatto che un gran numero di vending machine detenute dalle imprese non rispetta ancora alla lettera le restrittive condizioni tecniche richieste, per garantire un passaggio a regime secondo “i normali tempi di obsolescenza e rinnovo degli apparecchi” ha previsto una fase di fiscalizzazione transitoria di 5 anni, sino al 31 Dicembre 2022.

Attenzione! Chi fornisce il software deve rispettare delle regole precise.

Rischio: l’invio dei corrispettivi in maniera errata con la possibilità di incorrere in sanzioni

Il recente provvedimento disciplina anche i doveri di Gestori e Produttori di Software ed Hardware utilizzati sui dispositivi mobili, che dovranno rispettare una serie di regole e procedure per garantire gli standard previsti dalla legislazione.

Lo scopo è garantire la sicurezza dei dati e delle connessioni.

In caso di mancata o infedele memorizzazione dei corrispettivi, o di mancata o infedele trasmissione, si applicano le sanzioni previste dall’art. 6, comma 3 e art. 12, comma 2 del dlgs n. 471/97, per le violazioni in materia di rilascio di scontrini e ricevute fiscali e di installazione degli apparecchi misuratori fiscali.

Per questo motivo è importante, per i gestori e produttori di vending machine, assicurarsi della serietà dei produttori di hardware e software cui si rivolgono, e richiedere che svolgano tutte le procedure necessarie di accreditamento e richiesta certificati nel sito dell’ agenzia delle entrate.

Scegli il giusto partner per l’innovazione per ottenere un vantaggio competitivo

In questo momento storico, è molto importante che i produttori ed i gestori di vending vachine valutino con estrema attenzione i fornitori di componenti hardware e software coinvolti nel processo, per tutelarsi da rischi di malfunzionamento e dal rischio di errori nella memorizzazione e trasmissione dei dati.

Altresì vero, questo momento può e deve essere sfruttato per aggiornare i sistemi dei distributori automatici in modo da rinnovare il business col fine di dare un valore aggiunto alla propria strumentazione, entrando a regime a far parte di quella rivoluzione culturale e tecnologica in atto definita dell’ IoT – Internet delle Cose.

Ynnova è una PMI innovativa che si propone di accompagnare i produttori ed i gestori di vending machine in questo processo, fornendo sia un supporto per il corretto svolgimento delle procedure richieste dalla legge sia la propria professionalità ed esperienza pluriennale nel settore del vending per la fornitura di elettronica altamente personalizzata e di firmware e software per la gestione ed il controllo.

Oltre a garantire il rispetto delle normative, Ynnova propone una soluzione orientata alla connettività che consenta di rendere tutti i dati raccolti dalle vending machine (non solo quelli relativi ai corrispettivi) degli strumenti utili per ottimizzare il business, delle informazioni strategiche per aumentare il fatturato e diminuire i costi.

Analisi e monitoraggio dati, oltre alla possibilità di effettuare analisi predittive, consentiranno per esempio di organizzare ed ottimizzare i rifornimenti, consentiranno di prevedere un imminente guasto e prevenirlo.

A tal proposito, durante l’edizione 2016 di Venditalia, Confida ha rilevato come circa trenta milioni di italiani abbiano utilizzato i distributori automatici.

Evidente è a questo punto l’importanza di garantire un corretto funzionamento 24/7 delle macchine, per evitare le perdite dovute a downtime per motivazioni tecniche o di qualsiasi altro genere.

Inoltre i costi di manutenzione straordinaria sono una voce che incide notevolmente sul bilancio di un’azienda e che potrebbe, con l’utilizzo degli strumenti adeguati, essere ridotta sino ad essere praticamenteeliminata pertanto: perchè non intervenire in maniera intelligente proprio ora che il rinnovarsi viene richiesto dal legislatore?

Dotando il Sistem Master di connettività, Ynnova consentirà di replicare le variabili ed i dati di interesse nel cloud, dove il gestore potrà trovare replicata la propria macchina.

Potrà quindi monitorarne in tempo reale il funzionamento da qualsiasi browser web e dispositivo mobile; le dashboard personalizzate metteranno in evidenza le analisi di interesse fornendo una base per i processi di decision making e su cui fondare le future strategie di business.

Altra possibilità offerta dal prodotto di Ynnova è quella di gestire le notifiche di allarme nel caso si verifichi un’anomalia nel sistema.

Sarà possibile stabilire dei parametri raggiunti i quali verranno sollevati degli eventi: a diversi tipi di eventi si potrà assegnare un team diverso che verrà puntualmente allertato.

Email, messaggi, chiamate vocali automatiche garantiranno che l’allarme venga preso in carico nel minor tempo possibile, e una persona di riferimento (capo-progetto) sarà sempre aggiornata ed allineata.

Anche la gestione dell’ intervento tecnico viene presa in carico dal nostro sistema, che a partire dalla gestione del magazzino, tenendo traccia di ogni movimento, arriva sino a gestire la burocrazia relativa al personale che esegue un intervento: dalla fatturazione delle spese di viaggio sino agli attestati di conformità e sicurezza che devono essere firmati da tecnici.